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檔案查閱 >> 查檔指南

查閱檔案須知

一、查閱檔案的手續

1、開放檔案
(1)公民持本人身份證等有效證件,單位或組織持本單位、本組織介紹信等合法證明,可以直接到區檔案館申請利用已開放的檔案。
(2)港、澳、臺同胞持回鄉證、出入境通行證,由本市相關部門或與區檔案館同級及以上組織介紹信,向區檔案館提出書面利用申請,區檔案館自受理之日起20個工作日內,就是否准予利用開放檔案作出答覆。
(3)外國人、外國組織持來華有效證件,由本市外事主管部門或與區檔案館同級及以上組織介紹,向區檔案館提出申請利用,區檔案館自受理之日起20個工作日內,就是否准予利用開放檔案作出答覆。

2、未開放檔案
(1)公民憑本人身份證,可以查閱有關婚姻登記、獨生子女、二胎審批、知青返城及知青子女回滬等記載本人資訊的未開放檔案。如婚姻當事人因故需要辦理委託查閱本人婚姻檔案的,應當提供委託人、被委託人的身份證和經公證部門公證的授權委託書。
(2)公民和組織利用區檔案館未開放檔案,應當憑本組織或公民本人所在街道(鎮)以上組織介紹信,到區檔案館辦理申請手續。區檔案館自受理之日起10個工作日內,就是否准予利用檔案作出答覆。
(3)公民和組織持本組織介紹信和本人有效證件可利用本組織向區檔案館移交的未開放檔案。


二、查閱檔案的工作流程


驗明證件 個人或單位查檔,出示有效身份證件或閱檔介紹信。
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提供線索 根據查檔者要求,提供電腦或簿式目錄檢索。
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登記查檔 查檔者填寫《查閱檔案登記表》。
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調卷閱檔 根據檢索提示,接待人員調取案卷,查檔者在閱覽桌上閱檔。
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出具證明 根據查檔者要求,按規定出具證明或摘抄、複製檔案,並蓋本館檔案證明章

三、查閱檔案注意事項


1、查閱館藏檔案,利用者需填寫《靜安區檔案館查閱檔案申請表》。申請內容包括申請人姓名、證件號、檔案內容、查閱目的等。
2、個人查閱限于與本人有關的檔案。律師查閱不開放檔案,限于公檢法介紹信、法院調查令所指定內容。
3、查閱檔案應遵守國家保密規定,所借閱檔案只限本人閱讀,未經同意不得擅自翻拍、抄錄、複製其他與所查內容無關的檔案材料,不得洩露檔案內容。
4、利用者查閱檔案時,不得塗改、偽造、損毀、丟失檔案。如發現上述行為,檔案行政管理部門將依據有關法律、法規追究當事人的責任。
5.無特殊情況,每人每天申請調卷不得超過20卷,每次借卷不得超過5卷。所利用檔案一般不提供複印,確有需要,須向區檔案館提出申請,檔案管理人員視檔案情況而定。
6.為保護檔案原件,區檔案館已經過數字化處理的檔案,一般只提供複製件,不再提供檔案原件。
7.為保護聲像檔案版權,區檔案館聲像檔案一般僅供查閱,不提供複製。
8、館藏檔案原則上不外借。因特殊原因利用者需要外借時,須先徵得本部門領導同意後,向區檔案館提出書面申請,由館長批准後方可外借。外借檔案時間一般不超過5個工作日,特殊情況需要延長時間,須由館長審批。
9、摘抄檔案應原文照錄,不得加改檔案資訊,並註明檔案號、摘抄人姓名和日期。
10、館藏檔案公佈權屬於本館。未經區檔案館同意,任何組織和個人無權公佈。
11、為方便市民查閱有關民生檔案,區檔案館提供“就地查詢,跨館出證”遠端協同服務。公民可以在本館及本區各街道(鎮)社區事務受理中心查詢全市各區縣檔案館保存的婚姻登記檔案、獨生子女檔案、知青上山下鄉檔案、知青返城檔案、知青子女回滬入戶檔案等,並可以獲得相應的檔案材料。


四、查檔接待時間:


每週一至五 上午8:30—11.30;下午1:30—5:00(夏令時:2:00—5:00)
每週六   上午8:30—11.30;下午1:30—4:30(夏令時:2:00—5:00)
(國定節假日除外)
查檔地址:1、秣陵路46號政務大樓711室  電話:33094324

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